Qu’est-ce que la gestion des ressources et comment fonctionne-t-elle ?

La pratique de la planification, de l’ordonnancement et de l’affectation de personnes, d’argent et de technologies à un projet ou à un programme est connue sous le nom de gestion des ressources. Il s’agit essentiellement du processus d’affectation des ressources pour maximiser la valeur de l’organisation. Grâce à une bonne gestion des ressources, les bonnes ressources sont accessibles au bon moment pour le bon travail.

Les ressources sont essentielles pour atteindre votre objectif, qu’il s’agisse de réaliser une tâche ou un projet ou de vous aider à analyser ce qui est nécessaire. Les finances, les personnes, l’espace physique, l’équipement, la technologie et le temps sont tous des ressources. L’objectif de la gestion des ressources est d’utiliser la combinaison optimale de ressources pour répondre aux besoins tout en gardant à l’esprit que ces mêmes ressources sont probablement demandées ailleurs dans l’entreprise.

Les dirigeants doivent permettre une hiérarchisation prudente des initiatives, empêcher la surcharge des ressources et promouvoir un calendrier d’achèvement flexible afin de maximiser la création de valeur et les dirigeants doivent permettre une hiérarchisation prudente des initiatives, empêcher la surcharge des ressources et promouvoir un calendrier d’achèvement flexible afin de maximiser la création de valeur.

Vous avez besoin de visibilité sur la demande et la capacité, ainsi que sur les capacités requises et disponibles pour des tâches spécifiques, afin de comprendre comment utiliser au mieux les ressources partagées et limitées. Les calendriers, les finances et l’alignement sur la stratégie de l’entreprise doivent tous être pris en compte pour garantir que les ressources sont classées par ordre de priorité dans le portefeuille afin d’optimiser sa valeur. Tous ces éléments et bien d’autres encore entrent dans la catégorie de la gestion des ressources.

Principes fondamentaux de la gestion des ressources

Les organisations doivent s’assurer qu’elles maximisent et allouent les ressources aux bonnes initiatives – celles qui sont alignées sur la stratégie de l’entreprise et qui apportent le plus de valeur. L’entreprise est mieux à même de s’adapter rapidement aux demandes des consommateurs et aux changements en réduisant le gaspillage et les doublons, en rationalisant et en automatisant les opérations, et en maximisant et en accélérant le débit. Une meilleure gestion des ressources est nécessaire pour la réalisation des programmes et des projets.

Les dirigeants qui souhaitent gérer efficacement les ressources, quelle que soit la méthode de travail, doivent équilibrer la demande et la capacité tout en comprenant les besoins de l’entreprise afin de hiérarchiser, planifier et programmer le travail avec les équipes, les personnes et les compétences adéquates. Les dirigeants doivent réagir et passer d’une stratégie de planification statique à une stratégie de planification agile, capable de restructurer en permanence la main-d’œuvre pour tenir compte de l’évolution des besoins de l’entreprise et des compétences.

Même les entreprises les plus matures éprouvent des difficultés à fournir une valeur constante avec des ressources face à une demande et à des changements accrus. S’assurer qu’il y a suffisamment de ressources et d’argent en main pour faire le travail correctement et dans les délais est une préoccupation régulière et continue pour l’entreprise. C’est là qu’intervient la gestion avancée des ressources.

Quelle est l’importance de la gestion des ressources ?

La transparence est essentielle dans la gestion des ressources, car elle vous permet de voir, de suivre et de réaliser ce qui est nécessaire pour accomplir les tâches. Elle vous permet également de réduire les temps morts et la surutilisation des ressources. Vous pouvez programmer, planifier et gérer plus efficacement vos ressources en les associant aux bons projets au bon moment lorsque vous avez une visibilité totale du travail et des ressources.

Comprendre les conséquences de l’absence de gestion des ressources est un moyen simple de montrer à quel point elle est importante. Les gestionnaires de ressources ont peu d’influence sur leurs projets et n’ont aucun moyen de les comprendre s’ils ne disposent pas des données correctes.

Comprendre quelles ressources sont disponibles et quand elles le sont est crucial pour la planification et l’ordonnancement.

Les talents disponibles et nécessaires – évaluer les capacités de chaque personne et déterminer si d’autres capacités (ou individus) sont nécessaires.

Savoir où les individus sont déjà engagés et si ces affectations sont appropriées est connu sous le nom d’utilisation des ressources.

Capacité des ressources – Reconnaître la capacité réelle de travail de chacun et le fait que tout le temps ne peut être utilisé.

Priorité et allocation des ressources – Identifier les efforts qui requièrent le plus d’attention et peut-être des talents spécialisés.

La gestion des ressources donne aux gestionnaires de ressources une visibilité à la demande et en temps réel sur les personnes et les autres ressources, ce qui leur permet de mieux réguler la prestation.

Lorsque vous utilisez correctement la gestion des ressources, vous pouvez aider votre entreprise à économiser de l’argent, à accroître son efficacité et à augmenter sa production.

Vous réduisez également les risques en détectant très tôt les éventuels conflits de ressources et en redéfinissant les priorités des projets ou des ressources afin de réagir plus rapidement.

Ces avantages sont exactement ce que l’organisation recherche dans cet environnement en évolution rapide et à forte demande, et ce que le bureau de gestion de projet (PMO) et/ou les gestionnaires de ressources peuvent offrir s’ils disposent des bons outils et processus à suivre.

Gardez à l’esprit que les ressources ne se limitent pas aux personnes, elles comprennent également :

• La technologie et les outils sont nécessaires pour permettre aux individus d’effectuer des tâches.
• Le financement du projet nécessitera un budget.
• Des lieux ainsi que des équipements spécialisés sont disponibles.
• La gestion des ressources nécessite un examen approfondi des calendriers et des échéances. Il est essentiel d’aligner tous ces facteurs sur les objectifs de l’entreprise.

Les avantages de la gestion des ressources

Pour de nombreuses entreprises, la gestion des ressources semble être un objectif insaisissable et hors de portée. Une idée fausse très répandue est que la gestion des ressources nécessite un engagement financier important ainsi qu’un changement significatif des processus et de la culture.

Les organisations qui se concentrent sur le développement ou l’amélioration de leurs compétences en matière de gestion des ressources obtiennent des résultats rapides. Bien que ces avantages puissent varier en fonction de l’entreprise et des procédures adoptées, il est habituel de constater que les projets sont plus fréquemment livrés dans les délais et dans le respect du budget.

Une fois que vous disposez des données nécessaires à la planification et à la programmation, vous pouvez répartir les employés en fonction de leurs capacités et de leur disponibilité. Lorsque les gestionnaires comprennent les charges de travail, les calendriers, les objectifs et les budgets actuels, ils peuvent établir les bonnes attentes avec leurs consommateurs.

Les gestionnaires de ressources peuvent programmer plus précisément les projets en fonction de données réalistes et en temps réel, au lieu de dire oui à tout, quelle que soit la capacité. Les gestionnaires de ressources peuvent prendre des décisions plus éclairées sur la manière de doter leurs équipes, tant en termes d’effectifs que de compétences requises pour mener à bien les projets actuels et futurs.

Le fait que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches au bon moment présente un autre avantage important : les employés sont plus heureux. Les entreprises sont souvent confrontées au problème d’un personnel trop peu nombreux travaillant sur trop de projets.

Les employés qui sont surchargés de travail deviennent rapidement frustrés et découragés. Ils sont surchargés de travail, ce qui entraîne un désengagement, une baisse de productivité et de mauvaises performances.

Les employés sont plus susceptibles de se sentir valorisés et satisfaits s’il y a plus de prévisibilité et de cohérence, des charges de travail gérables et une utilisation optimale des compétences.

Les organisations bénéficient de la gestion des ressources car elle leur permet de connaître la charge de travail, la disponibilité, le calendrier des projets, les compétences, etc. de leurs employés.

Les organisations peuvent fournir à leurs gestionnaires les outils dont ils ont besoin pour affecter les projets de manière appropriée et équitable aux ressources pertinentes.

Le personnel est l’élément le plus coûteux de la plupart des projets pour la plupart des entreprises. Les coûts augmentent et les résultats diminuent lorsque les mauvaises personnes travaillent sur les mauvais projets.

La gestion des ressources met de l’ordre dans le chaos, en veillant à ce que les gestionnaires disposent des outils nécessaires pour optimiser les ressources et réduire les dépenses. Vous disposez désormais des informations nécessaires pour mieux comprendre les dépenses liées aux projets et aux personnes, ce qui vous permet d’établir un budget et une planification plus précis. Vous pouvez également conserver votre équipe idéale en répartissant les ressources entre les projets en fonction des talents et des capacités.